Tag Archives: MANAJEMEN

Manajemen Umum – KEPEMIMPINAN


PENGERTIAN    
Menurut Donnelly dan kawan-kawan
Kemampuan seseorang mempengaruhi kegiatan para pengikutnya dalam suatu latar keorganisasian.
Kemampuan berinteraksi dengn pengikutnya dalam rangka mempengaruhi.
Menurut Keith Davis
Kemampuan untuk meyakinkan orang lain untuk mencari berbagai tujuan yang telah ditetapkan dan dirumuskan secara antusias.
Pimpinan yg profesinal adl pimpinan yg mau bekerja keras dan menggunakan akal sehat.
Menuru John Kotter kepemimpinan yg efektif adl sangat vital bagi keberadaan organisasi. Yaitu meningkatkan produktivitas dan moral pertama menggunakan KEKUASAAN  dan WEWENANG, kedua menerapkan perilaku dan praktek kepemimpinan   

Pimpinan menggunakan kekuasaan dan wewenang untuk mempengaruhi orang lain
Kekuasaan

Kemampuan untuk membuat orang lain melakukan sesuatu atau mengendalikan sumber-sumber daya.
Kekuasaan dapat digolongkan menjadi :
a. Personal Power
– Kekuasaan Keahlian
– Kekuasaan Panutan
b. Position Power
– Kekuasaan Formal
– Kekuasaan Balas Jasa
– Kekuasaan Memaksa
Wewenang
Hak formal dalam rangka mencapai tujuan.

ASPEK KEPEMIMPINAN
Teknik kepemimpinan (leadership techniques)
Gaya kepemimpinan (leadership styles)
Kepribadian kepemimpinan (leadership personality)
Sikap mental kepemimpinan (leadership attitude)

Teknik Kepemimpinan
Seorang pemimpin akan memperoleh hasil yang terbaik dengan pendalaman metode apabila secara akurat :
mengukur pekerjaannya
menyederhanakan pekerjaanya
mengorganisir pekerjaannya

Gaya Kepemimpinan
Gaya Kepemimpinan Otokratik
Gaya Kepemimpinan Partisipatif
Gaya Kepemimpinan Bebas (Free Rein)

Kisi-kisi Manajerial Gaya Kepemimpinan
Kepemimpinan Gaya Jepang


5 Aspek kepemimpinan Gaya Jepang yang memberikan pengertian yang mendalam terhadap gaya kepemimpinan :
Pembuatan keputusan berdasarkan konsensus
Memaksimalkan pengembangan sumber daya manusia
Pengakuan karyawan sebagai akhli
Managemen by wandering around
Fokus peda hasil jangka panjang

Kepribadian Kepemimpinan
Bagaimana seorang pimpinan di mata anak buahnya.

Sikap Mental Kepemimpinan

TINDAKAN
MeyeleksiMengorganisasiMengarahkanMemotivasiMengontrolMengoreksiMembantuMengembangkanMemutuskanMerubahMengilhamiMempertahankanMemutuskan hubungan
KOMUNIKASI

Definisi :
Seni untuk membuat diri anda dapat dimengerti/dipahami orang lain.
(baca, tulis, bicara, dengar)
Ketrampilan berkomunikasi selalu dijadikan UKURAN bagi efektifitas kepemimpinan.

Ketrampilan berkomunikasi meliputi :
Kemampuan mendengarkanPenyampaian pesanMenilai kembali komunikasi tersebutMengantisipasi hasil penilaian (agar proses berjalan runtun/berkesinambungan)Hambatan Komunikasi :
Hambatan Fisik. Hambatan Psikologis. Hambatan Semantik (tafsiran arti kata)     Tertulis :     Lengkap, Sopan, Jelas, Singkat, Tepat Mengatasi Hambatan :
Gunakan umpan balik Mengenal yang diajak berkomunikasi Rencanakan secara tertulis Kunci Sukses Komunikasi :
Sering berlatih Gunakan umpan balik (feed back) Kembangkan active listening Kembangkan empati Memilih saluran media yang tepat HUBUNGAN ANTAR MANUSIA (Human Relations)
 
Lingkungan terbaik bagi tumbuhnya kepemimpinan yang baik adalah :
Lingkungan di mana hubungan-hubungan interpersonal berlangsung baik. Hubungan pimpinan yang baik dengan para karyawannya/anggotanya akan memberikan pengaruh positif pada hubungan diantara karyawan/anggota itu sendiri. Hubungan yang baik dengan menejemen atasan, dengan menejemen satu level, dengan pelanggan, dengan para kolega, dengan tetangga, dll. Human Relations :
Merupakan subyek ilmu yang paling sering ditulis, dianalisa, didiskusikan dalam sejarah bisnis modern. Merupakan persoalan AKSI dan REAKSI antar manusia. Reaksi-reaksi tersebut sebetulnya dapat diramalkan secara efektif, karena DIPENGARUHI oleh aksi-aksi/tindakan-tindakan kita sendiri.
Kalau reaksi adalah hasil dari aksi maka :     artinya kita dapat mencapai suatu reaksi yang diharapkan dengan mulai melakukan aksi yang sesuai. Semakin kita mengenal seseorang semakin mudah kita meramalkan ia akan beraksi. Dalam pekerjaan normal, kita akan mencari reaksi-reaksi yang sifatnya positif, hal ini akan terbentuk apabila tercipta hubungan kerja yang efektif, sehingga perlu perencanaan dan kerja nyata yang harus diterapkan demi tercapainya “Hubungan Kerja yang Baik”.

Hubungan Tampak Luar :
Sikap beradab, yaitu dengan berjabat tangan dan tersenyum ditafsirkan sebagai tanda perdamaian, suatu itikad baik, menampilkan sikap menyenangkan. Menyebut nama, untuk meyakinkan lawan bicara dengan menggunakan keberhasilan/keterkenalan orang lain. Sebaiknya secepatnya biarkan orang lain tahu siapa anda, sesungguhnya supaya mereka cepat berpijak pada aktualitas dan memantapkan hubungan teguh jangka panjang. Kita wajib mengusahakan pencapaian hubungan yang menghasilkan.

Hubungan Antar Manusia :
Adalah :
Melihat hal-hal dari sudut pandang orang lain, berfikir menurut pola perasaan orang lain. Melakukan : Komunikasi secara berkala dan jelas, pujian yang wajar, serius dengan yang anda ucapkan, sikap loyal, sopan santun kepada setiap orang, pengakuan apabila bersalah, pemberian rasa hormat kepada orang lain, ucapan TERIMA KASIH. Jangan : Memotong pembicaraan orang lain, kehilangan kendali/emosi, bersikap tidak sabar, sulit diduga dalam reaksi-reaksi anda. 

Artikel tentang Manajemen lainnya:

Manajemen Umum – FUNGSI PENGORGANISASIAN

Yaitu kegiatan untuk mengatur tugas, wewenang, dan tanggung jawab
Pengorganisasian yang baik dapat menempatkan orang – orang pada tugas yang tepat

Cara Penerapan Pengorganisasian, Memerlukan Proses untuk Mengetahui :
Bagaimana menentukan JENIS TUGAS sesuai dengan TUJUAN ORGANISASI yang telah DITETAPKAN.

Tugas ini dikenal dengan DEPARTEMENTASI
Bagaimana MEMBAGI TUGAS berupa penempatan orang –orang pada tugas yang SESUAI DENGAN KEMAMPUANNYA. Tugas ini dikenal dengan PEMBAGIAN TUGAS
Bagaimana MEMBERIKAN TUGAS kepada setiap orang, dan MENIMBULKAN RASA TANGGUNG JAWAB.
Tugas ini dikenal dengan DELEGASI WEWENANG DAN TANGGUNG JAWAB

  
Langkah – langkah Melaksanakan Fungsi Pengorganisasian

KENALI TUJUAN – TUJUAN yang ingin dicapai
PERINCI PEKERJAAN sampai hal yang sekecil mungkin
KELOMPOKKAN KEGIATAN yang akan dilaksanakan
PERTEGAS TUGAS – TUGAS dan berikan tujuan yang memadai untuk setiap aktivitas / kelompakkan aktivitas
BERIKAN TUGAS – TUGAS tersebut pada orang yang BERMUTU, atau yang dapat dikembangkan secara POTENSIAL
BERITAHUKAN pada setiap anggota tentang KEGIATAN – KEGIATAN APA YANG DIHARAPKAN olehnya, dalam rangka melaksanakan tugas dan hubungannya dengan organisasi lainnya

Desain Jabatan dan Struktur Organisasi

Desain Jabatan (pekerjaan)
Merupakan cara yang utama dalam membagi tugas – tugas.
Setiap posisi dalam organisasi diharapkan memberikan kontribusi terhadap pencapaian tujuan organisasi.

Manajemen Umum – FUNGSI PERENCANAAN

Merupakan fungsi fundamental di dalam manajer merencanakan kegiatan Apa yang ingin dicapai (what)Kapan dicapainya (when)Di mana dicapainya (where)Siapa yang mencapainya (who)Mengapa perlu dicapai (why)Bagaimana mencapainya (how)

Hal yang perlu dipertimbangkan dalam melaksanakan perencanaan praktis :
1. Bagaimana proses menyusun rencana
2. Bahan-bahan yang perlu diolah dalam proses tersebut sehinga menjadi berbagai jenis rencana

Proses Menyusun Rencana

a.    Mengidentifikasi masalah
Menemukan masalah yang dihadapi, dicari sebab-sebabnya, kemudian dipecahkan/diatasi, setelah itu dapat ditentukan tujuan atau sasaran yan ingin dicapai.
b.     Mengumpulkan informasi
Diperlukan informasi yang relevan dan lengkap. Informasi dapat berupa fakta     ataupun asumsi.
c.    Menganalisa informasi
Informasi diolah, dihitung, dikalkulasi, dibandngkan.
d.    Membuat pilihan rencana
Diperlukan kreatifitas yang baik sehingga memudahkan membuat pilihan-pilihan   rencana. Apabila mengalami kesulitan di dalam membuat pilihan tersebut, perlu dilakukan sumbang saran dari beberapa pihak.
e.    Memilih rencana yang sesuai
Membandingkan beberapa pilihan rencana. Dipilih satu yang paling sesuai untuk dilaksanakan.
f.    Menentukan urutan tindakan
Melaksanakan rencana secara terperinci dengan cara membuat pertanyaan sebanyak mungkin.

Bahan-bahan yang diproses Menjadi Rencana
Sesuatu yan diinginkan diproses menjadi tujuan, sasaran.Batasan ketentuan diproses menjadi kebijaksanaan.Cara kerja diproses menjad metode.Urutan kerja diproses menjadi prosedur.Penggunaan waktu diproses menjadi jadwal.Sumber daya diproses menjadi anggaran.Kaitan, jaringan diproses menjadi tata jaringan.Sesuatu yang berturut-turut diproses menjadi program.Sesuatu yang dijadikan ukuran diroses menjadi standar.
Perencaaan Strategik
Untuk menghadai masalah-masalah yang timbul selama ini.Bagaimana memanfaatkan sumber-sumber yang ada di masa mendatang.
#  Kedua hal tersebut merupakan perencanaan yang menentukan :
1. Kemana perusahaan akan menuju
2. Bagaimana kondisi lingkungan
3. Bagaimana perusahaan bisa sampai kesana
#  Analisa yang digunakan dikenal dengan SWOT analisis :
1. Strenght (kekuatan-kekuatan)
2. Weaknesses (kelemahan-kelamahan)
3. Opportunities (kesempatan-kesempatan)
4. Threats (ancaman-ancaman)

Perencanaan strategik ada 5 langkah :
Menganalisis lingkunganMenganalisis organisasiMenganalisis ketrampilan yang diperlukanMenilai masaah peluang yang berkaitan dengan keputusan strategiMemilih alternatif untuk mendapat peluang yang menguntungkan Perencanaan strategik  diakhiri dengan dinyatakannya MISI, TUJUAN, dan STRATEGI. Kemudian disusun berbagai kebijakan sebagai pedoman untuk mencapai GOAL yang telah ditetapkan.

Implementasi Perencanaan Strategik
 
Beberapa Jenis Rencana

1.   Sasaran
Mencakup spesifikasi dari apa yang diinginkan, arah keinginannya, ruang lingkupnya, dan bentuk sasarannya.
Bersifat kuantitatif.
2.   Kebijakan
Rencana yang memberikan pedoman/petunjuk tantang arah pelaksanaan kerja yang dituangkan dalam tulisan.
3.   Cara kerja
Menjelaskan sejumlah aktifitas teknis untuk melaksanakan tugas secara terperinci.
4.   Prosedur
Urutan pekerjaan untuk memperoleh hasil yang maksimal.
5.   Jadwal
Merupkan rencana waktu.
6.   Anggaran
Dikaitkan dengan penggunaan sumber daya uang.
7.   Standar
Pedoman yang dapat diterima secra umum oleh lingkungan manajemen.
(standar mutu, standar harga, standar waktu)
8.   Strategi
Garis besar jalan yang hendak ditempuh dalam mencapai sasaran jangka panjang.
9.   Program
Merupakan rencana sekali pakai.

Artikel Manajemen Umum lainnya:

Manajemen – DASAR-DASAR MANAJEMEN DAN BISNIS

MANAJEMEN
Proses menggunakan berbagai sumber daya organisasi dalam rangka mencapai tujuan organisasi
melalui berbagai fungsi seperti fungsi   merencanakan, mengorganisasikan, memimpin, dan mengendalikan pekerjaan anggota organisasi. Manajemen Sebagai Ilmu PengetahuanManajemen Sebagai OrangManajemen Sebagai KarierManajemen Sebagai Seni
MANAJER
Orang yang bertanggung jawab untuk mengarahkan usaha yang bertujuan membantu organisasi dalam mencapai sasarannya.

TINGKATAN MANAJER
Manajer Puncak (eksekutif)Manajer Menengah (kepala bagian, kepala divisi)Manajer Lini (kepala seksi, supervisor)

PROSES
Proses adalah cara sistematik yang sudah ditetapkan dalam menangani kegiatan.
Di sini semua manajer terlibat dalam kegiatan/aktivitas yang saling terkait untuk mencapai sasaran yan mereka inginkan.

ORGANISASI
Dua orang atau lebih yang bekerja sama dalam cara yang terstruktur untuk mencapai sasaran yang spesifik atau sejumlah sasaran.

GOAL (sasaran)
Tujuan yang diusahakan untuk dicapai oleh suatu organisasi.
Organisasi sering kali mempunyai lebih dari satu sasaran.
Sasaran merupakan elaman dasar dari organisasi.

PLANNING (merencanakan)
Proses menetapkan sasaran dan tindakan yang perlu untuk mencapai sasaran tadi.

ORGANIZING (mengorganisasikan)
Proses mempekerjakan dua orang atau lebih untuk bekerja sama dalam cara yang terstruktur guna mencapai sasaran yang spesifik atau beberapa sasaran.

LEADING (memimpin)
Proses mengarahkan dan mempengaruhi aktifitas yang berkaitan dangan pekerjaan dari anggota kelompok atau seluruh organisasi.

CONTROLLING (pengendalian)
Proses untuk memastikan bahwa aktifitas sebenarnya sesuai denan aktifitas yang direncanakan.

EFFICIENCY (efisiensi)
Kemampuan untuk meminimalkan sumber daya dalam mencapai tujuan organisasi :
“melakukan dangan tepat”

EFFECTIVENESS (efektifitas)
Kemampuan untuk menentukan tujuan yang memadahi :
“melakukan hal yang tepat”

UNSUR-UNSUR DI DALAM MANAJEMEN dikenal dengan istilah 6M

1.    MEN
orang yang diajak bekerja sama
2.    METHOD
cara yang diperlukan
3.    MATERIALS
bahan yang diolah
4.    MACHINES
alat kerja yan dipergunakan
5.    MONEY
modal yang digunakan biasanya uang
6.    MARKETS
pasar dimana hasil tersebut dijual, tempat dimana hasil tersebut diserahkan, dipertunjukkan

MANAJERIAL PERFORMANCE (Prestasi Kerja Manajerial)
Ukuran seberapa efisien dan efektif seorang manajer, seberapabaik dia menetapkan tujuan yan memadai.

ORGANIZATIONAL PERFORMANCE (Prestasi Kerja Organisasi)
Ukuran seberapa efisien dan efektif sebuah organisasi, seberapa baik organisasi itu mencapai tujuan yang memadai.

ORGANISASI MEMBERI KONTRIBUSI PADA STANDAR HIDUP SAAT INI
Organisasi di seluruh dunia membuat beraneka macam barang tersedia bagi pelanggan.

BISNIS
Aktivitas usaha yang akan mendatangkan profit atau laba.

STRATEGI BISNIS


Knowledge
Pengetahuan tentang :
– perusahaan
– produk
– nasabah (pelanggan)
– pesaing (sebagai partner)  

Attitude
– Sikap mental positif :
– Rendah hati
– Percaya diri
– Sabar
– Tekun
– Jujur
– Dapat menghargai
– Bertanggung jawab
– Disiplin

Skill

Kepandaian :
Komunikasi
Menjual
Berpikir kreatif
Memecahkan masalah
Hubungan antar manusia

Habits
Penerapan ketrampilan terus-menerus sehingga menjadi kebiasaan kerja yang positif

 Artikel Manajemen Umum lainnya:

MAKALAH MANAJEMEN KEARSIPAN

Halaman
KATA PENGANTAR …………………………………………………… II
BAB I Pendahuluan ………………………………………………
1. Pengertian dan Peranan Kearsipan ……………………
2. Beberapa Istilah di Dalam Kearsipan …………………
BAB II Ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan …………………..
3. Dasar Hukum dan Dasar Pertimbangan ………………
4. Pengertian , Fungsi dan tujuan arsip ………………….
5. Tugas Pemerintah di bidang kearsipan ……………….
6. Organisasi Kearsipan …………………………………
7. Kewajiban Kearsipan …………………………………
8. Ketentuan Pidana ……………………………………..
9. Arsip Nasional Republik Indonesia …………………..

BAB III Penanganan Dan Cara Mengarsip Surat ………………….
10. Penanganan Surat ………………………………………
11. Tata Cara Mengarsip Surat (filling) ……………………
BAB IV Pemeliharaan Dan Penjagaan Arsip ………………………..
12. Beberapa Jenis Musuh Kertas ………………………….
13. Ruangan Penyimpanan Arsip …………………………..
14. Penjagaan ………………………………………………..
15. Pertolongan Pertama Arsip-Arsip Yang …………………
Rusak Dan Perbaikan Kecil ……………………………..
BAB V Penyusutan Arsip ……………………………………………..
16. Dasar Hukum dan Dasar Pertimbangan …………………..
17. Beberapa Pengertian dalam Kearsipan ……………………
18. Jadwal Retensi Arsip ……………………………………..
19. Pemindahan Arsip …………………………………………
20. Pemusnahan Arsip …………………………………………
21. Penyerahan Arsip ………………………………………….
22. Ketentuan lain-lain …………………………………………
23. Ketentuan Peralihan ………………………………………..
DAFTAR PUSTAKA ………………………………………………………….


1. PENGERTIAN DAN PERANAN KEARSIPAN
1.1. Pengertian kearsipan
Oleh karena yang menjadi pokok pembahasan dalam buku ini adalah Tata Kearsipan, maka terlebih dahulu akan diberikan penjelasan tentang pengertian arsip. Arsip (record) yang dalam istilah bahasa Indonesia ada yang menyebutkan sebagai “warkat”, pada pokoknya dapat diberikan pengertian sebagai : setiap catatan tertulis baik dalam bentuk gambar ataupun bagan yang memuat keterangan-keterangan mengenai sesuatu subyek (pokok persoalan) ataupun peristiwa yang dibuat orang untuk membantu daya ingatan orang (itu) pula”.
Atas dasar pengertian diatas, maka yang termasuk dalam pengertian arsip itu misalnya : surat-surat, kwitansi, faktur, pembukuan, daftar gaji, daftar harga, kartu penduduk, bagan organisasi, foto-foto dan lain sebaginya.

Berdasarkan Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-Ketentuan
Pokok Kearsipan, pasal 1 ayat a dan ayat b, menetapkan bahwa yang dimaksud dengan arsip adalah :
a. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga-Lembaga Negara dan Badan- Badan Pemerintahan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan.
b. Naskah-naskah yng dibuat dan diterima oleh Badan-Badan Swasta dan atau
perorangan, dalam bentuk corak apa pun, baik dalam keadaan tunggal maupun
berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.
Selain dari pengertian di atas, arsip dapat diartikan pula sebagai suatu badan (agency) yang melakukan segala kegiatan pencatatan penanganan, penyimpanan dan pemeliharaan surat-surat/warkat-warkat yang mempunyai arti penting baik ke dalam maupun ke luar; baik yang menyangkut soal-soal pemerintahan maupun non-pemerintahan, dengan menerapkan kebijaksanaan dan sistem tertentu yang dapat dipertanggungjawabkan.
1.2. Peranan kearsipan
Kearsipan mempunyai peranan sebagai “pusat ingatan”, sebagai “sumber informasi” dan “sebagai alat pengawasan” yang sangat diperlukan dalam setiap organisasi dalam rangka kegiatan “perencanaan”. “penganalisaan”. “pengembangan, perumusan kebijaksanaan, pengambilan keputusan, pembuatan laporan, pertanggungjawaban, penilaian dan pengendalian setepat-tepatnya.
Arsip mempunyai peranan penting dalam proses penyajian informasi bagi pimpinan untuk membuat keputusan dan merumuskan kebijakan,oleh sebab itu untuk dapat menyajikan informasi yang lengkap, cepat dan benar haruslah ada sistem dan prosedur kerja yang baik di bidang kearsipan.
Pada pasal 3 Undang-Undang No. 7 Tahun 1971, antara lain dirumuskan bahwa
“tujuan” kearsipan adalah untuk menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan pemeritahan. Dari pengertian tersebut tampak bahwa arti pentingnya kearsipan ternyata mempunyai jangkauan yang amat luas, yaitu baik sebagai alat untuk membantu daya ingatan
manusia, maupun dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan dan pelaksanaan kehidupan kebangsaan.
Selain itu kearsipan juga merupakan salah satu bahan untuk penelitian ilmiah.


2. BEBERAPA ISTILAH DI DALAM KEARSIPAN
2.1. Arsip dinamis
Arsip dinamis adalah arsip yang masih diperlukan secara langsung dalam perencanaa, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau arsip yang digunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi Negara. Arsip dinamis dilihat dari kegunaannya dibedakan atas :
a. Arsip aktif: adalah arsip yang secara langsung dan terus-menerus diperlukan dan digunakan dalam penyelenggaraan administrasi sehari-hari sera masih dikelola oleh Unit Pengolah.
b. Arsip Inaktif: adalah arsip yang tidak secara langsung dan tidak terus-menerus diperlukan dan digunakan dalam penyelenggaraan administrasi sehari-hari serta dikelola oleh Pusat Arsip.
2.2 Arsip Statis
Arsip statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya, maupun untuk penyelenggaraan administrasi sehari-hari. Arsip statis ini berada di Arsip Nasional Republik Indonesia atau di Arsip Nasional Daerah.
2.3. File
File dapat disamakan dengan pengertian “berkas” atau “bendel” yang merupakan satu
kesatuan arsip tentang masalah tertentu dan disimpan berdasarkan pola klasifikasi.
2.4. Indeks
Indeks adalah sarana penemuan kembali surat dengan cara mengidentifikasi surat melalui penunjukan suatu tanda pengenal yang dapat membedakan surat tersebut dengan yang lainnya. Tanda pengenal surat ini harus dapat diklasifikasikan dan merupakan penunjuk langsung kepada berkasnya.
2.5. Kartu kendali
Kartu kendali adalah isian (kartu) untuk mencatat surat-surat yang masuk/keluar yang tergolong surat penting. Di samping berfungsi sebagai pencatat surat, kartu kendali dapat berfungsi pula sebagai alat penyampaian surat dan penemuan kembali arsip.
Kartu kendali terdiri atas 3 (tiga) rangkap dan 3 (tiga) warna : putih, biru, dan merah.
a. Kartu Kendali warna putih untuk “pengarah surat” sebagai alat kontrol.
b. Kartu Kendali warna biru untuk penata arsip sebagai arsip pengganti, selama surat tersebut masih berada pada file pengolah.
c. Kartu Kendali warna merah untuk Tata Usaha Pengolah.
d. Ukuran dari kartu kendali 10 x 15 cm.
2.6. Kartu tunjuk silang
Kartu tunjuk silang adalah kartu (formulir) yang digunakan untuk memberikan petunjuk pada satu dokumen yang mempunyai lebih dari satu masalah.
2.7. K o d e
Kode adalah tanda yang terdiri atas gabungan huruf dan angka untuk membedakan antara beberapa masalah yang terdapat dalam Pola Klasifikasi Arsip.
2.8. Lembar Disposisi
Lembar disposisi adalah lembaran untuk menuliskan disposisi suatu surat baik yang
diberikan oleh atasan ke bawahan maupun sebaliknya.
2.9. Lembar pengantar surat rutin
Lembar pengantar surat rutin adalah formulir yang dipergunakan untuk mencatat dan
menyampaikan surat-surat biasa (tidak penting) dari Unit Kearsipan ke Unit Pengolah.
2.10. Penerima surat
Penerima surat adalah Unit/Staf yang bertugas untuk melakukan penerimaan surat masuk baik dari Kurir maupun dari Pos.
2.11. Pencatat surat
Pencatat surat adalah Unit/Staf yang bertugas untuk melakukan pencatatan surat baik untuk surat masuk maupun surat keluar.
2.12. Pengarah surat
Pengarah surat adalah Unit/Staf yang bertugas untuk menentukan kepada pengolah mana surat yang bersangkutan harus disampaikan.
2.13. P e n g o l a h
Pengolah adalah Unit/Staf yang bertugas untuk melakukan penggarapan masalah isi surat.

Unit Pengolah terdiri atas :
a. Pimpinan pengolah
b. Tata usaha pengolah
c. Pelaksana pengolah
2.14. Penata arsip
Penata arsip adalah Staf yang bertugas menyimpan surat-surat (arsip) dan memelihara arsip.
2.15. Pola klasifikasi arsip
Pola klasifikasi arsip adalah pengelompokan arsip berdasarkan masalah-masalah secara sistematis dan logis, serta disusun berjenjang dengan tanda-tanda khusus yang berfungsi sebagai kode. Pola klasifikasi merupakan salah satu sarana atau pedoman untuk penataan arsip.
2.16. Surat penting
Surat penting adalah surat yang isinya mengikat dan memerlukan tindak lanjut atau merupakan kebijaksanaan Departemen, dan apabila terlambat penyampaiannya atau hilang akan mengganggu kelancaran pekerjaan.
2.17. Surat biasa
Surat biasa adalah surat yang isinya tidak mengikat dan biasanya tidak membutuhkan tindak lanjut serta hanya berupa informasi dan suatu kegiatan. Surat biasa dicatat dalam lembar pengantar surat rutin dan disampaikan ke Unit Pengolah.
2.18. Tata usaha pengolah
Tata Usaha Pengolah adalah Unit/Staf yang bertugas mengurus ketatausahaan pada Unit Pengolah.
2.19. Formulir peminjaman arsip
Formulir peminjaman arsip adalah formulir yang digunakan untuk meminjam arsip. Diisi rangkap 2 (dua), 1 (satu) disimpan untuk menggantikan arsip yang dipinjam dan 1 (satu) disimpan oleh petugas peminjaman arsip sebagai pengendalian peminjaman.
2.20. Formulir penyalinan arsip
Formulir penyalinan arsip adalah formulir permohonan penyalinan arsip yang diisi oleh unit atau staf yang memerlukan informasi suatu arsip yang disalin.
2.21. Indeks relatif
Indeks relative adalah daftar masalah yang terdapat dalam pola klasifikasi yang disusun secara abjad masalah dan kodenya. Indeks relative bertujuan untuk memudahkan menentukan kode surat yang akan disimpan menurut klasifikasi masalah yang terdapat dalam pola klasifikasi arsip, dan biasa digunakan juga dalam penemuan kembali arsip.
2.22. Jadwal retensi arsip
Jadwal retensi arsip adalah pedoman tentang jangka waktu penyimpanan arsip sesuai dengn nilai kegunaannya dan sebagai dasar penyelenggaraan penyusutan, pemusnahan dan penyerahan arsip ke Arsip Nasional.
2.23. Penyusutan arsip
Penyusutan arsip adalah proses kegiatan penyiangan arsip/berkas untuk memisahkan
arsip aktif dari arsip inaktif serta menyingkirkan arsip-arsip yang tidak berguna
berdasarkan jadwal retensi arsip.
2.24. Penyerahan arsip
Penyerahan arsip adalah pengalihan wewenang penyimpanan, pemeliharaan dan pengurusan arsip statis dari Lembaga-Lembaga Negara, Badan Pemerintahan, Badan Swasta dan Perorangan kepada Arsip Nasional Republik Indonesia atau Arsip Nasional Daerah.
2.25. Pemusnahan arsip
Pemusnahan arsip adalah proses kegiatan penghancuran arsip yang tidak diperlukan lagi
baik oleh instansi yang bersangkutan maupun oleh Arsip Nasional.


Untuk mendapatkan versi lengkap makalah MANAJEMEN KEARSIPAN ini, silahkan download makalah ini dalam bentuk pdf disini.

Cari makalah lainnya.